Onlinebuchung in der Tierarztpraxis: Was 4 Praxen mit echten Zahlen zeigen

Deine Praxis ist geschlossen, aber jemand möchte einen Termin vereinbaren. Für diesen Moment braucht es einen zugänglichen Buchungsweg, nicht zwingend ein besetztes Telefon. Onlinebuchung kann diese Möglichkeit schaffen. Was sich daraus im Praxisalltag ergibt, zeigen die Anbieter-Fallstudien zu Kölle Zoo, Great Western, Pennard und Petmania.

Die Beispiele liefern konkrete Buchungszahlen und Hinweise auf mögliche Entlastung. Sie sind jedoch keine unabhängige Vergleichsstudie. Unterschiedliche Zeiträume, Praxisstrukturen und Auswertungen begrenzen ihre Vergleichbarkeit. Lies sie deshalb als dokumentierte Einzelfälle, nicht als Prognose für deine eigene Praxis.

Das Titelbild ist eine illustrative Darstellung einer Tierarztpraxis, kein Foto der genannten Betriebe.

Was die Fallstudien zeigen – und was nicht

Besonders aufschlussreich ist der Zeitpunkt der Buchung. Wenn Tierhalter:innen außerhalb der Öffnungszeiten buchen, nutzen sie einen Zugang, der nicht an die telefonische Erreichbarkeit gebunden ist. Das belegt die Nutzung dieses Angebots. Es belegt nicht, dass jeder dieser Termine ohne Onlinebuchung verloren gegangen wäre.

Manche Menschen hätten vielleicht später angerufen, andere einen anderen Kontaktweg gewählt. Dazu liefern die genannten Kennzahlen keine verlässliche Antwort. Auch zusätzliche Umsätze, eingesparte Stellen oder garantierte Entlastung lassen sich daraus nicht ableiten. Entscheidend ist zunächst: Ein Teil der Terminorganisation findet dann statt, wenn die Praxis telefonisch nicht erreichbar ist.

Kölle Zoo: Buchungen auch nach Geschäftsschluss

Bei der Tierarztpraxis im Kölle Zoo in Deutschland wurden 2024 über 2.100 Termine online gebucht. 48 % der Buchungen erfolgten außerhalb der Geschäftszeiten; 18 % entfielen auf Neukund:innen – laut Anbieter-Fallstudie von Vetstoria.

Für deine Praxis steckt darin eine praktische Frage: Finden auch Menschen, die euch noch nicht kennen, den Weg zur Terminbuchung? Eine verständliche Website sollte nicht nur Leistungen vorstellen, sondern den nächsten Schritt sichtbar machen. Die Neukund:innenquote beschreibt hier die Zusammensetzung der Onlinebuchungen. Sie beweist nicht, dass diese Menschen ausschließlich durch das Buchungssystem auf die Praxis aufmerksam wurden.

Great Western: Langfristige Nutzung und weniger Anrufe

Das Great Western Animal Hospital in Australien verzeichnete 11.520 Online-Termine seit 2016. Die Fallstudie nennt außerdem ca. 40 % weniger Anrufe und 37,8 % Buchungen außerhalb der Öffnungszeiten – laut Anbieter-Fallstudie von Vetstoria.

Wichtig ist der Bezugsrahmen: Die Buchungszahl ist ein kumulierter Wert seit Einführung, kein Jahresergebnis. Bei der Anrufreduktion dokumentiert die Quelle weder eine gesonderte Vergleichsbasis noch einen klar abgegrenzten Messzeitraum. Der berichtete Rückgang ist damit ein Hinweis aus diesem Praxisfall, aber kein belastbarer Zielwert für deinen Empfang.

Als Anregung bleibt: Prüfe, welche Telefonate tatsächlich der einfachen Terminvereinbarung dienen. Nur dann kannst du später sinnvoll beurteilen, ob ein zusätzlicher Buchungsweg eure Abläufe verändert.

Pennard: Zeitersparnis als Praxisschätzung einordnen

Pennard Vets in Großbritannien weist 8.856 Buchungen seit 09/2022 aus. Für Februar 2024 werden rund 750 Online-Termine und eine daraus abgeleitete Entlastung von fast 37 Stunden beschrieben – laut Anbieter-Fallstudie von Vetstoria.

Die Zeitersparnis ist ausdrücklich eine Schätzung beziehungsweise Berechnung der Praxis, keine gemessene Arbeitszeitersparnis. Sie beruht auf einer angenommenen Gesprächsdauer für telefonische Terminbuchungen. Damit ist sie anders zu bewerten als die ausgewiesene Zahl der Onlinebuchungen.

Für deine Planung solltest du diese Unterscheidung beibehalten. Eine rechnerisch vermiedene Buchungsdauer ist nicht automatisch frei verfügbare Arbeitszeit. Rückfragen, Umbuchungen und die Betreuung des Buchungsprozesses gehören ebenfalls zum Alltag. Ob sich das Team tatsächlich entlastet fühlt, solltest du daher gesondert prüfen.

Petmania: Buchungszeit und Öffnungszeit unterscheiden

Petmania in Australien meldet 2.000+ Termine 2024. Der Anteil außerhalb der Geschäftszeiten lag bei 54,7 % – laut Anbieter-Fallstudie von Vetstoria.

Das Beispiel macht sichtbar, dass Terminorganisation und Praxisöffnungszeiten nicht zusammenfallen müssen. Daraus folgt allerdings nicht, dass du Behandlungen außerhalb deiner Sprechzeiten anbieten sollst. Es geht um den Zeitpunkt der Buchung, nicht um den Behandlungstermin selbst.

Ebenso wenig lässt sich daraus eine Zahl entgangener Telefonanfragen berechnen. Der sinnvolle Schluss ist enger: Wer außerhalb der Öffnungszeiten einen Termin organisieren möchte, sollte einen klar auffindbaren und verständlichen Buchungsweg vorfinden.

Was das für deine Praxis heißt

Buchung auf der Website sichtbar machen

Platziere den Zugang dort, wo Besucher:innen nach Kontakt und Terminen suchen. Prüfe die Bedienung auch auf dem Smartphone. Beschreibe eindeutig, ob direkt ein Termin gebucht oder zunächst eine Anfrage gesendet wird. So vermeidest du unklare Erwartungen an die Verbindlichkeit.

Buchbare Anliegen und Grenzen festlegen

Entscheide mit deinem Team, welche Terminarten online angeboten werden und wann telefonische Rücksprache nötig bleibt. Beschreibe Voraussetzungen verständlich. Notfälle brauchen einen deutlich erkennbaren eigenen Hinweis und dürfen nicht mit einer regulären Terminbuchung verwechselt werden.

Den Ablauf aus Sicht der Tierhalter:innen testen

Gehe den gesamten Weg selbst durch: vom Aufruf der Website über die Auswahl des Anliegens bis zur Bestätigung. Prüfe, ob die Informationen verständlich sind und ob Änderungen oder Absagen nachvollziehbar erklärt werden. Ein sichtbarer Button allein macht noch keinen verständlichen Buchungsprozess.

Entlastung im eigenen Alltag überprüfen

Halte Buchungen, Buchungszeitpunkte und Rückfragen getrennt fest. Besprich mit dem Empfang, welche Aufgaben sich verändern. Unterscheide dabei zwischen gezählten Vorgängen, Einschätzungen des Teams und rechnerischen Zeitannahmen. So entsteht eine eigene Entscheidungsgrundlage, statt fremde Fallstudienwerte zu übernehmen.

Ein sinnvoller nächster Schritt

Die gemeinsame Botschaft lautet nicht: Onlinebuchung löst jedes Telefonproblem. Sie lautet: Terminwünsche entstehen auch außerhalb deiner Erreichbarkeit. Wer ausschließlich telefonisch erreichbar ist, bietet dann keinen unmittelbaren Buchungsweg. Das kann Anfragen erschweren; wie viele dadurch verloren gehen, zeigen diese Fälle nicht.

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